Obowiązki zamawiającego wobec wykonawcy zamówienia publicznego

Zamawiający ma obowiązek współdziałać z wykonawcą przy realizacji zamówienia publicznego. Wcześniej, przy wyborze wykonawcy, na zamawiającym również ciąży szereg różnego rodzaju obowiązków. Ich wypełnienie nieraz warunkuje legalność i prawidłowość samego postępowania.

Efektywna realizacja zamówienia publicznego w dużej mierze zależy od tego, czy zamawiającemu uda się znaleźć solidnego wykonawcę oraz nawiązać z nim odpowiednie relacje. Aby do tego doszło, ustawodawca w Prawie zamówień publicznych przewidział szereg różnego rodzaju obowiązków, które spoczywają na zamawiającym zarówno na etapie wyłaniania wykonawcy, jak i samej realizacji umowy. O czym powinien pamiętać zamawiający?

Obowiązki zamawiającego poprzedzające otwarcie ofert

Na etapie wyłaniania wykonawcy zamówienia publicznego, czyli w czasie pomiędzy otwarciem odpowiedniej procedury unormowanej w Prawie zamówień publicznych a wyborem wykonawcy – jednym z ważniejszych obowiązków zamawiającego jest odpowiadanie na ewentualne wnioski o wyjaśnienie treści specyfikacji warunków zamówienia.

Obowiązki zamawiającego po otwarciu ofert

Istotne obowiązki zamawiającego wobec potencjalnych wykonawców pojawiają się wraz z upływem terminu na składanie ofert. Zgodnie z art. 222 Prawa zamówień publicznych:

• otwarcie ofert następuje niezwłocznie po upływie terminu składania ofert, nie później niż następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert,

• przed otwarciem ofert zamawiający ma obowiązek opublikować kwotę, którą ma zamiar przeznaczyć na realizację danego zamówienia,

• po otwarciu ofert zamawiający publikuje dane pozwalające na identyfikację wszystkich oferentów wraz z zaproponowanymi przez nich cenami lub kosztami.

Najważniejszym obowiązkiem zamawiającego na tym etapie zawsze pozostaje rzetelna ocena złożonych ofert oraz wybór najlepszej z nich, a następnie zawarcie umowy w sprawie realizacji zamówienia publicznego z wybranym wykonawcą. Wówczas rozpoczyna się etap realizacji umowy.

Współpraca i rozwiązywanie problemów

W Prawie zamówień publicznych zasadą jest, że zamawiający i wykonawca mają obowiązek współdziałać przy wykonaniu umowy w sprawie zamówienia publicznego. Z tego względu ustawodawca preferuje m. in. polubowne rozwiązywanie sporów, jakie mogą wyniknąć pomiędzy zamawiającym a wykonawcą. Ponadto zamawiający nie może zapominać, że:

• umowa w sprawie zamówienia publicznego musi zostać zawarta co najmniej w formie pisemnej,

• nie mogą zostać wprowadzone do niej klauzule uznane za niedozwolone na mocy Prawa zamówień publicznych,

• w przypadku wielu umów – zwłaszcza dotyczących robót budowlanych, dostaw lub usług – istnieje obowiązek zawarcia w kontrakcie z wykonawcą specjalnych klauzul waloryzacyjnych.

W praktyce istotnym problemem pozostaje kwestia zapłaty wynagrodzenia. Zgodnie z art. 443 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, zamawiający płaci wynagrodzenie w częściach, po wykonaniu części umowy lub udziela zaliczki na poczet wykonania zamówienia, w przypadku umów zawieranych na okres dłuższy niż 12 miesięcy. Gdy umowa zostanie zawarta na krótszy okres, wskazany obowiązek nie powstaje, choć oczywiście nie ma przeszkód, aby zamawiający sam, z własnej woli, skorzystał z tego mechanizmu.

Podstawa prawna:

art. 135 ust. 2, art. 222, art. 284 ust. 2, art. 431, art. 432, art. 433, art. 439, art. 443 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r., poz. 1605)